電子帳簿保存法の改正について【会社設立の際も要注意】

- 会社設立したてでも、注意が必要な電子帳簿保存法の改正 -

昨年の税制改正において、「電子帳簿保存法」の改正等が行われ、今年の令和4年1月1日から施行されています。

電子帳簿保存法という法律は20年以上前にできたもので、急速に進むIT化の中でペーパレスの促進を目的として生まれました。

以前では、「要件が厳しい」「業務をかえって複雑にしてしまう」等の問題があったため、電子データによる利用は増えませんでしたが、今回の改正では規制が緩和されて使いやすくなっています。ただし、「電子取引」における規制強化もなされており、対策も必要になってきます。

本コラムでは、この電子帳簿保存法という制度の概要や、どんな部分が改正されたかをご説明いたします。これから会社設立される方にとっても重要な事項が含まれるので、是非一読ください。

電子帳簿保存法とは

税法では帳簿や決算関係の書類、契約書や領収書などは原則紙での保存が義務づけられています。しかし、一定の要件を満たせば電磁的記録（電子データ）による保存が可能となります。これらを定めたものが、電子帳簿保存法なのです。

電子データによる保存は以下の三つに分けられます。

①電子帳簿等保存
会計ソフトを用いて作成した帳簿（仕訳帳や総勘定元帳等の会計帳簿）や、国税関係書類（損益計算書や貸借対照表等の決算関係書類）をデータのまま保存します。

②スキャナ保存
取引の相手方から受領した領収書・請求書・発注書等をスキャナで読み取り、画像データで保存します。自己が作成して取引相手に交付する書類の写しも同様に保存が可能です。
スキャンまでの期間は決まっており、タイムスタンプ（電子データがその時刻での存在を証明する電子的な時刻証明書）を付与する必要もあります。

③電子取引に係るデータ保存
電子上でやりとりした取引情報（例として、メールで送られた請求書など）を電子データとして保存します。
重要なことですが、改正前はこの電子上で送付された書類をプリントアウトして紙媒体での保存が可能でしたが、今では認められていません。

令和4年から何が変わったか

冒頭でも述べましたが、第一のポイントは規制が緩和されて利用しやすくなったことです。緩和された部分は以下の五つです。

（１）事前承認が不要に

電子データ保存やスキャナ保存の導入は、原則として3ヶ月前に税務署長の承認を受けなければなりませんでしたが、改正後は承認は不要です。

（２）優良保存認定制度の新設

以前までは電子帳簿の保存要件は細かく定められていました。しかし、改正後は三つの要件を満たせば、電子データ保存が可能となります。

また、以前までの細かい保存要件や検索要件を満たしている帳簿は「優良な電子帳簿」とされ、過少申告加算税の軽減措置（5%免税）が適用されます。（申告漏れについて隠蔽、もしくは偽装された事実がある場合を除く。）

（３）検索性要件の緩和

検索の要件が、改正後は「日付」「取引金額」「取引先」の三項目のみとなります。

（４）適正事務処理要件の廃止

スキャナ保存に関しては、不正防止の観点から以前は必要だった適正事務処理要件がなくなります。よって、スキャンした書類の原本をすぐに廃棄しても良くなります。

また、事務処理も以前は2名以上で実施しなければなりませんでしたが、1名で構いません。

（５）タイムスタンプ要件の緩和

以前の要件では、受領者が自署した上で3日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、現在では最長2ヶ月＋7営業日以内に緩和されました。スキャン時の自署も不要です。

また、訂正削除履歴の残る（あるいは訂正削除が不可）ようなクラウド等のシステムに保存すれば、タイムスタンプも要らなくなります。

創業したてでも注意！電子取引に係る電子データ保存の義務化

今回の改正で注意したい点は、電子データで取得したものは、紙に出力して保存することが認められなくなったことです。

今後は電子データで受領したものは、要件を守った上で電子データで保存しなくてはなりません。たとえ創業したばかりでも、請求書等をPDFをメールでもらっている、Web請求書発行システムを利用しているなど、「電子取引をやっている」場合は該当するので、十分に注意してください。

データ保存については、受領した書類のデータにタイムスタンプを付与し、検索要件を満たした状態で保管しなければなりません。電子データを正しく保管できるよう、対策しておきましょう。

なお改正では、適正な保存を担保するための措置として不備があった場合のペナルティーが用意されています。

具体的には電子データに隠蔽もしくは偽装など悪質な行為が発覚した場合、申告漏れ等に課される重加算税が10％加算されます。よって、不正や不備のないよう、会社の体制を整えなくてはなりません。

令和５年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば問題ありません（事前申請等は不要）。

改正は施行されていますが、電子取引の保存要件だけは延期されています。令和６年１月からは保存要件に従った電子データの保存が必要です。

まとめ

今回の電子帳簿保存法の改正では、電子取引に係る電子データ保存の義務化があるため、これから会社設立をされる方にも重要な事項が含まれます。

導入を考えている会計ソフトが現行の制度に対応しているか等、十分に確認してください。

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執筆者紹介

眞崎正剛税理士眞﨑正剛事務所　社会保険労務士法人眞﨑正剛事務所

東京都町田市生まれ、神奈川県相模原市在住。

慶應義塾大学商学部卒
大学卒業後、東日本旅客鉄道株式会社（JR東日本）勤務を経て
平成２７年独立開業。
相模原地域を中心に、多くの企業の会社設立を支援。多数の講演実績。
出版書籍に
「会社と家族を守る事業の引き継ぎ方と資産の残し方ポイント46」

電子帳簿保存法とは