電子帳簿保存法とは？守らなければならない要件とは

2022年1月に改正された電子帳簿保存法。これにより、デジタル上で取り交わされた書類については電子保存が義務となりました。
改正には2年間の猶予期間が設けられており、2024年1月1日より完全に義務化がスタートします。

この義務化は法人にも個人にも適用されるため、猶予期間内にデジタル化などの必要な対処をしなければなりません。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、ビジネスにおける証憑書類を電子的方法で保存する場合のルールについて定めたものです。主な対象になるのは主に国税関係書類ですが、書類によってその保存方法や保存要件は異なります。

2022年1月に施行された法改正では、メールやクラウドサービスなどオンライン上で交わされた証憑書類は、必ず電子データで保存することが定められました。

また、ウェブサイトから証憑書類のPDFファイルをダウンロードした場合や、クレジットカード利用明細をクラウドサービス経由で受領した際も、同様に電子データで保存しなければなりません。

これらの改正については、電子データ保存に対応が間に合わない法人や個人も多かったため、改正から2年間の猶予期間が設けられていました。よって、2023年12月分までの取引であるなら、データを印刷して、紙の書類で保管しても大丈夫です。

しかし、2024年1月1日以降は完全に電子データ保存の義務が開始となるので、準備を進めておかなくてはなりません。

なお、紙でもらった領収書は紙としてそのまま保存しても問題ありません。

電子データの保存方法

電子帳簿保存法における電子データの保存方法は、3つに区分されます。

「非改ざん性」「可視性」の二点の確保を念頭に、定められた要件に従いデータを保存する必要があります。

（１）電子帳簿保存

電子帳簿保存は、パソコン等、電子的に作成した帳簿や書類の電子保存を認める方法です。

つまり、会計ソフトなどを使ってパソコン上で作成した帳簿等は一定要件を守れば、電子データとして保管が可能になります。

具体的には「非改ざん性」確保のため、訂正・削除といった編集の履歴を残せる、他書類との相互関連性を明らかにすることが一つ。

「可視性」確保のために、データ管理に使用する設備マニュアルを備え付けた上で、電子記録を速やかに出力できること、データが容易に検索できることが求められます。

これらは電子帳簿保存に対応する、会計ソフトやクラウドシステムを使えばクリアできるでしょう。システムを導入しない場合は、データに合った保管方法を決める必要があります。

（２）スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で交わされた証憑書類をスキャナで取り込み電子保存することです。スマートフォンやデジカメ撮影で保存する場合も同様です。

取引先から請求書や領収書が紙で届いた場合、これをスキャン保存する場合に要件があります。

まず、非改ざん性の確保要件として、最長2カ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与します。タイムスタンプがあることで、書類の存在と改ざんの有無が証明できるからです。

そして、可視性を確保のため、取引年月日と取引金額、取引先を付与することが求められています。

勘違いしやすいですが、タイムスタンプが必要なのは、紙で受け取った書類をスキャナ保存する場合です。紙で受け取った書類をそのまま紙のまま保存しても問題ありません。

（３）電子取引

電子取引とは、メールやチャット、クラウド上でやりとりする取引関連書類です。

電子取引におけるデータは、今までは紙で印刷したものを原本で保管することが認められていましたが、2024年1月1日以降はメールやクラウドでやり取りした書類に関しては、電子帳簿保存法の要件に従って保存しなければなりません。

要するに紙ではない証憑書類は必ず要件を守った電子保存が義務となるわけです。

非改ざん性の確保要件としては、タイムスタンプ付与後にデータのやり取りをすることや不正利用防止のための規定を設けることです。

可視性確保は、検索機能を設けること、データ保存に使用する機器のマニュアルを備え付けておくことが要件です。

電子取引はデータでやりとりしたものが対象です。紙でやりとりしたものは紙のまま保存で構いません。電子取引の対象としては具体的には「メール」「ウェブサイト」「FAX」「電子契約」「EDI（電子的データ交換）取引」があります。

電子帳簿保存法の対象

前述したように電子取引データの保存は電子保存が原則となります。これは法人・個人を問わず全事業者が対象となります。（具体的には所得税や法人税の国税関係帳簿書類の保存義務者。）

ただし、電子取引をしていない事業者、紙媒体でしか書類のやり取りをしていないアナログな事業者は対象外であり、データ保存の義務はありません。

しかし、デジタルが当たり前の現代では電子取引を一切していない事業者は稀であるため、電子取引データの保存は全事業者が対処しなければならない事項です。

つまり、（３）電子取引は全ての事業者が間違いなく、影響を受け、ネットを使えば使うほど、しなければならない事務作業が増えるという、「事業の利益には全く繋がらない手間だけが増えていく。それは事業が伸びれば伸びるほど、システム投資の余力がない事業者であればあるほど、大変なことになっていく」ということなのです。