会社設立コラム

電子帳簿保存法 2024年以降にどう対応するべきか

電子帳簿保存

電子帳簿保存法改正において最も重要な事項はオンライン上で取引された証憑書類は、紙ではなく電子データとして保存が義務付けられることです。

電子帳簿保存法の概要については前回解説しているので、そちらを参考にしてください。

要件に沿って適切な電子データとして保存できていない場合、罰則の可能性もある。2024年以降には完全に義務化されるため、法人・個人問わず、対策を講じていなければなりません。

守るべき事項と任意事項

2024年以降必ず守らなければいけない事項は「オンライン取引の証憑書類は電子データとして保存しておく」です。

これは具体的には、「メール」や「ウェブサイト」「FAX」「電子契約」「EDI(電子的データ交換)取引」等を経由して、見積書、注文書、納品書、請求書、領収書などを受け取った場合は、電子データで保存するということです。

保存にはもちろん決められた要件があります。ともかく、そのようなケースにおける証憑は紙にプリントアウトしての保管はNGと覚えておきましょう。

一方、任意事項となるのが、スキャナ保存と電子帳簿等保存です。スキャナ保存は導入を希望する事業者が対象になります。

つまり、紙でもらった領収書等をスキャンして、PC上で管理したいという場合には、決められた要件で保存をしなければなりません。その要件とは、タイムスタンプを付与、取引年月日と取引金額、取引先などで容易に検索できるようにする等です。

電子帳簿等保存も任意であり、電子での保存をしたい法人や個人が対象になります。近年では帳簿作成にクラウドサービスを導入する場合も多くなってきました。

クラウドサービスや会計ソフトには電子帳簿等保存に対応しているものも多く、それらを使用して作成する場合には、作成要件をクリアできるでしょう。(ただし、古いソフトを使用している場合は、要注意です。)ひと昔前は、こういうことはシステム投資余力のある大企業だけの問題でしたが、今は比較的安価で、中小企業でも使えるサービスが増えてきたので、検討の余地は充分あると思われます。

電子取引データの電子保存に対応するために

(1)データの保管方法を決めておく

2024年の義務化に向けて、まずは電子データの保管方法を見直しましょう。

具体的には以下の作業があります。

  • データのファイル名の統一(ファイル名に取引の期日や取引先名称、内容を記載等)
  • データ改ざん対策

データの保存要件には検索が容易にできること、改ざんができないことがあるからです。

そのため、データのファイル名は例のように変えておき、すぐに取り出せる状態にしておかなければなりません。

改ざん対策については、以下のいずれかの措置が必要です。

  • タイムスタンプが付与された書類の受領
  • タイムスタンプの付与
  • 訂正削除の記録が残る/訂正削除ができないシステムの利用
  • 訂正削除の防止に関わる事務処理規程の備え付け

このうち、2024年から圧倒的に多いのは「訂正削除の防止に関わる事務処理規程の備え付け」でしょう、それは国税庁ホームページに無料の雛形があるため、お金をかけたくない事業者の方はこれをもとに自社の運用規程を定めればいいからです。

(2)データを保管する場所を決める

電子データはすぐに検索からの取り出し、印刷ができるよう、データの保管場所は決めておきましょう。

データの保管場所は、PC上でも構いませんし、クラウドや会計ソフト上などでも大丈夫です。

ただし、データ破損などのリスクに備えて、バックアップを必ず取っておくことと、「日付・金額・取引先」で検索できる必要があります。

2024年から圧倒的に多い方法は、国税庁ホームページにあるエクセルの「索引簿」をダウンロードして、自社用にカスタマイズして、保管した電子データをこの「索引簿」に記載するやり方でしょう。これならお金がかからないからです(ただし、手入力ですから手間は膨大に増えますが)

(3)取引先へのお願い

2024年以降も、紙で受領した書類は紙のままでの保管が可能ですが、電子データと紙の請求書が混在していると、書類管理が複雑になります。

よって、可能であれば取引先に取引書類を紙ではなく電子データで送付することを交渉してみても良いでしょう。取引先にとっても、電子帳簿保存法は対象ですから、これを機に電子データのやり取りに切り替えてくれるかもしれません。

電子帳簿保存法における罰則

(1)青色申告の承認が取り消しに

電子帳簿保存法に違反する=決められた保存要件が遵守できていない場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります

青色申告の承認が取り消されると、最大65万円の特別控除が受けられなくなる上、その年に発生した赤字額が翌年の黒字と相殺できなくなってしまいます。

(ただし、国税庁は「電子帳簿保存法の規則に違反した事実を持って、すぐに青色申告が取り消されるわけではない」としています。保存すべき取引内容が電子データ以外から確認できて、申告にも反映されている場合等がそうです。)

なお、青色申告の最大65万円の特別控除を受ける場合は優良な電子帳簿の要件が必要になります。一般の電子帳簿要件に加えて満たすべき項目があり、あらかじめ届出書を提出する必要もあります。ただし、事前準備や保存要件を満たす環境などが必要な優良な電子帳簿保存よりも「e-Taxでの申告」の方が、最大65万円の青色申告特別控除を受けやすいと言えるでしょう。

(2)追徴課税を課せられる

電子データにおいて悪質な改ざんや隠ぺいが明らかであれば、通常の追徴課税35%に10%加重して納めなければなりません。

(3)会社法による過料

電子帳簿保存法対応をしていない場合、会社法に違反したこととなり、罰金が科せられる可能性もあります

具体的には、会社法「第九百七十六条」で帳簿や書類の記録・保存に関する規定があり、これに違反すると、100万円以下の罰金が科せられるからです。

まとめ

電子帳簿保存法の適用対象となるのは企業だけではなく、個人事業主であっても、書類を取り扱う際には電子帳簿保存法のルールに対応しなければなりません。

オンラインでやり取りした書類は必ず電子データで保管してください。紙でもらった書類をスキャナで取り込むときにはタイムスタンプの付与が求められるので注意です。

電子帳簿保存法の内容を詳しく知りたい、どう対処すればわからない場合は、弊所までお問い合わせください。


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執筆者紹介

眞崎 正剛
眞崎 正剛税理士・社会保険労務士 眞﨑正剛事務所
東京都町田市生まれ、神奈川県相模原市在住。

慶應義塾大学商学部卒
大学卒業後、東日本旅客鉄道株式会社(JR東日本)勤務を経て
平成27年独立開業。
相模原地域を中心に、多くの企業の会社設立を支援。多数の講演実績。
出版書籍に
「会社と家族を守る事業の引き継ぎ方と資産の残し方ポイント46」